La méthode Kanban : comment l'utiliser pour mieux gérer ses projets ?

Qu'est-ce que la méthode Kanban ?

La méthode Kanban apparait dans les années 1940, chez Toyota. Littéralement, le mot « kanban » se traduit par panneau ou étiquettes en langue japonaise. Ce système était alors utilisé pour améliorer la qualité et réduire le gaspillage. Ce n’est que dans les années 2000 que cette méthode est adaptée à la vie des entreprises, et plus précisément à la gestion de projets. L’initiateur de cette méthode s’appelle David J Anderson, et cette nouvelle adaptation permet une meilleure organisation du travail sans pour autant retirer la souplesse initiale. Aujourd’hui, la méthode Kanban s’applique à un grand nombre de secteurs d’activité, comme la médecine, le marketing, ou encore l’informatique, les ressources humaines ou l’éducation.

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La méthode Kanban se définit sous la forme d’un tableau, qui offre un visuel sur l’ensemble des tâches à accomplir, sur leur avancement dans le temps et sur la répartition du travail entre les membres de l’équipe. Le plus souvent, les colonnes du tableau représentent l’avancement, la première correspondant à ce qui est à faire, la seconde à ce qui est en cours et la dernière à ce qui est terminé. Les tâches ne sont pas figées, c’est le principe même de la méthode, elles sont matérialisées par des sortes de cartes qui peuvent se déplacer dans le tableau selon leur progression.

Cette méthode met en lumière le fait que le nombre de tâches doit essentiellement être limité. S’il y a trop de tâches, alors il est plus difficile de se concentrer. Il s’agit d’avoir terminé un certain nombre de tâches avant d’en commencer de nouvelles, pour une plus grande pertinence et optimisation des chances de réussite.

La méthode en elle-même doit permettre des améliorations constantes dans la réalisation de projets. Le fait de voir l’avancement des tâches permet de mieux prendre en compte les obstacles rencontrés et ajuster les délais en fonction des éventuelles difficultés.

Comment utiliser la méthode Kanban ?

Créer un tableau selon la méthode Kanban peut être fait de manière physique ou numérique, les outils étant aujourd’hui de plus en plus nombreux (Jira, Asana ou encore Trello). Peu importe la méthode qui est choisie, le tableau doit pouvoir être partagé entre tous les membres qui participent au projet.

Source image : delta-partners.fr

Sur le schéma ci-dessus, le tableau ne contient que trois colonnes, mais il peut aussi en contenir davantage. Entre « en cours » et « fait », il est possible de rajouter « en révision » par exemple, ou encore le « backlog » qui sont les tâches qui n’ont pas encore été commencées.

Les cartes sur le tableau doivent suivre une logique compréhensible par tous les membres de l’équipe. Elles contiennent à cet effet les informations les plus pertinentes, afin de ne pas surcharger le tableau de données. Ainsi, une carte contient un titre, un rapide résumé, le nom du responsable, la date d’échéance, et la priorité, puisque dans la gestion d’un projet, certaines tâches sont à réaliser plus rapidement que d’autres.

Les codes couleurs peuvent être utilisés pour refléter de manière plus claire les priorités par exemple. 

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Quels sont les avantages de cette méthode ?

Comme nous l’avons vu plus haut, la méthode Kanban offre de réels avantages, comme celui de rendre les étapes d’un projet plus claires, plus transparentes et surtout plus compréhensibles pour l’ensemble des membres de l’équipe. Lorsque l’ensemble devient plus clair, cela améliore d’autant plus les performances de l’équipe en question, et donc la productivité. La communication en est également facilitée, l’objectif étant que chaque membre de l’équipe puisse avoir accès au tableau et émettre des commentaires ou des suggestions si besoin.

Une autre principale force de la méthode Kanban est sa flexibilité. Nous l’avons dit plus haut dans les principales caractéristiques, le tableau et les cartes attenantes ne sont jamais figés, ce qui permet de modifier le projet et son avancé de manière plus fluide, en respectant la priorité de certaines tâches. Les incertitudes aujourd’hui peuvent concerner les attentes des clients, ou bien un problème dans la réception des marchandises.

Les membres de l’équipe se sentent aussi plus autonomes, et plus responsables. 

FAQ

Quelle est l’utilité d’un tableau Kanban ?

Il est plus facile grâce à cela de visualiser les tâches dans le cadre d’un projet, ainsi que leur progression.

C’est quoi une carte dans un tableau Kanban ?

Une carte représente une tâche, elle est déplacée en fonction de sa progression.

Pourquoi faut-il éviter un trop grand nombre de tâches à accomplir ?

Pour éviter de se perdre, de perdre du temps et améliorer la concentration et la motivation des équipes.

Cette méthode nécessite-t-elle une formation pour la mettre en pratique ?

Il vaut mieux une formation courte pour que tout le monde en comprenne le principe.

Kanban est-il adapté aux projets urgents ?

Oui, car grâce au système de cartes, il permet de prioriser les tâches.

Conclusion

Réaliser un tableau Kanban est par conséquent le meilleur moyen de rester organisé tout au long de l’élaboration de son projet. Simple, flexible et adaptable, il favorise à la fois la communication, le partage et la collaboration, améliorant ainsi la performance de l’équipe.

Sources

hellowork.com

asana.com